CHÍNH SÁCH QUYỀN RIÊNG TƯ IRENT 1. Đơn vị chịu trách nhiệm và phạm vi iRent chịu trách nhiệm đối với hoạt động xử lý dữ liệu thuộc phạm vi dịch vụ của mình. Chính sách giải thích việc xử lý dữ liệu khi dùng sàn irent.vn, công cụ quản lý cơ sở, cổng cư dân, liên kết khách lưu trú và kênh hỗ trợ. Người sử dụng có thể gửi yêu cầu liên quan đến dữ liệu tại trang Chính sách, /tai-khoan/rieng-tu hoặc kênh hỗ trợ iRent công bố trên nền tảng. Đối với tài khoản sàn và vận hành nền tảng, vai trò của iRent được xác định theo hoạt động xử lý thực tế. Đối với dữ liệu do chủ cơ sở đưa vào phần mềm, chủ cơ sở quyết định mục đích nghiệp vụ và phải có căn cứ hợp pháp để thu thập/cung cấp; vai trò, phạm vi chỉ dẫn và trách nhiệm của iRent cần được quy định trong thỏa thuận xử lý dữ liệu. Không coi việc chủ cơ sở nhập thông tin là bằng chứng khách thuê đã đồng ý mọi mục đích. 2. Dữ liệu và mục đích Tài khoản và liên hệ: tên hiển thị, email, điện thoại, tên đăng nhập, dữ liệu xác thực cần thiết; dùng để tạo tài khoản, đăng nhập, bảo vệ truy cập và phản hồi yêu cầu. Mật khẩu không được cung cấp lại cho chủ cơ sở hoặc nhân viên hỗ trợ; việc cấp/reset tài khoản cư dân không đồng nghĩa cho phép xem mật khẩu gốc. Tin và tương tác: nội dung, giá, địa chỉ/đặc điểm tài sản, hình ảnh, hồ sơ công khai, tin nhắn, lịch xem và báo cáo; dùng để hiển thị nội dung được yêu cầu, kết nối, chống gian lận và giải quyết vi phạm. Phần nào công khai phải được thể hiện rõ trước khi gửi; dữ liệu công khai có thể được người khác hoặc công cụ tìm kiếm truy cập. Quản lý thuê/lưu trú: thông tin khách, hợp đồng, kỳ thuê, bàn giao, công nợ, cọc, chỉ số điện nước, chứng từ và yêu cầu bảo trì do người có quyền cung cấp; dùng cho nghiệp vụ của cơ sở và truy cập của đúng khách. Không công khai giấy tờ định danh, hợp đồng, chứng từ hoặc thông tin cư dân lên sàn. Không thu thập bản sao giấy tờ chỉ vì thuận tiện; cần xác định mục đích, căn cứ và mức dữ liệu tối thiểu cho từng trường hợp. Dịch vụ iRent: đơn dịch vụ, giao dịch số dư, trạng thái thực hiện và chứng từ liên quan; dùng để cấp quyền lợi, đối soát, giải quyết hoàn/điều chỉnh và nghĩa vụ kế toán phù hợp. Không yêu cầu mật khẩu ngân hàng hoặc mã OTP thanh toán trong biểu mẫu hỗ trợ. Vận hành và an toàn: địa chỉ IP, thông tin trình duyệt/thiết bị, nhật ký đăng nhập, sự kiện truy cập và hành động có kiểm toán; dùng để duy trì dịch vụ, phát hiện lạm dụng, điều tra sự cố và chứng minh giao dịch. Phạm vi ghi nhận, thời gian lưu và quyền truy cập phải giới hạn theo mục đích cụ thể. 3. Căn cứ xử lý và lựa chọn Mỗi hoạt động phải có căn cứ phù hợp pháp luật Việt Nam. Khi cần sự đồng ý, iRent thông báo rõ dữ liệu, mục đích, bên xử lý và lựa chọn trước khi thực hiện; sự đồng ý phải có thể chứng minh, tách biệt với mục đích không cần thiết cho dịch vụ. Việc im lặng, không phản hồi hoặc chỉ đọc chính sách không được dùng thay cho sự đồng ý. Người sử dụng có thể từ chối hoặc rút lại sự đồng ý qua đầu mối nêu trên hoặc yêu cầu dữ liệu. iRent giải thích hệ quả thực tế nếu chức năng cần dữ liệu đó; không gây bất lợi đối với chức năng không liên quan. Rút lại không tự làm mất tính hợp pháp của xử lý đã thực hiện trước đó. Trường hợp xử lý không cần đồng ý phải được xác định cụ thể theo pháp luật, không viện dẫn chung chung “lợi ích kinh doanh” để xử lý mọi dữ liệu. Không bán dữ liệu cá nhân. Không dùng tin nhắn, báo cáo riêng tư hoặc chứng từ cư dân cho quảng cáo cá nhân hóa chỉ vì chúng có trong hệ thống. Liên hệ tiếp thị phải có căn cứ phù hợp và cách từ chối dễ thực hiện. 4. Bên nhận và bảo vệ danh tính Dữ liệu chỉ được cung cấp cho người có quyền trong phạm vi cần thiết: người sử dụng đối với nội dung của mình; chủ/nhân viên cơ sở đối với nghiệp vụ thuộc cơ sở được giao; nhân viên iRent theo nhiệm vụ hỗ trợ, kiểm duyệt hoặc đối soát; nhà cung cấp kỹ thuật theo thỏa thuận và giới hạn mục đích; cơ quan có thẩm quyền khi có căn cứ hợp pháp. Cổng cư dân không mở quyền sang khách khác hoặc kỳ thuê không thuộc cùng khách được phép truy cập. Người bị báo cáo không được nhận danh tính người báo cáo chỉ để giải trình nội dung. Thông báo và phản hồi phải loại bỏ tên, tên file, siêu dữ liệu hoặc đường dẫn có thể làm lộ danh tính không cần thiết. Việc bảo vệ này không phải lời hứa ẩn danh tuyệt đối trước yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền; nếu phải cung cấp, cần kiểm tra căn cứ, giới hạn và ghi nhận việc cung cấp. Cloudflare R2 được chọn để lưu file gốc và file phát sinh; nội dung công khai dùng media.irent.vn, tệp riêng tư cần kiểm tra quyền truy cập. Danh sách nhà cung cấp và phạm vi xử lý phải được cập nhật khi sử dụng hạ tầng, email, thanh toán, đăng nhập hoặc phân tích của bên thứ ba. Không suy ra toàn bộ dữ liệu được lưu tại Việt Nam từ tên miền .vn. Việc chuyển dữ liệu xuyên biên giới, nếu có, chỉ được thực hiện sau khi đánh giá luồng dữ liệu, biện pháp bảo vệ và hoàn thành thủ tục áp dụng. Việc chấp nhận chính sách không thay thế nghĩa vụ hồ sơ hoặc thủ tục pháp luật yêu cầu. 5. Cookie, đăng nhập ngoài và đo lường Cookie thiết yếu có thể phục vụ phiên đăng nhập, bảo vệ yêu cầu và duy trì lựa chọn cần thiết. Công cụ đo lường/quảng cáo không thiết yếu phải được phân loại, thông báo và xử lý theo căn cứ phù hợp, với lựa chọn tách biệt khi cần đồng ý. iRent phải công bố công cụ và thời hạn cookie đang sử dụng; không coi cấu hình đo lường là ẩn danh khi chưa kiểm chứng. Nếu đăng nhập bằng Google được bật, cần công bố các trường nhận từ Google và mục đích sử dụng; iRent không được nhận mật khẩu Google. Công cụ chưa được tích hợp thực tế không được quảng cáo như đã hoạt động. Không tự gửi dữ liệu khách thuê, nội dung báo cáo hoặc chứng từ sang hệ thống đo lường. 6. Thời hạn lưu, xóa và an toàn Dữ liệu chỉ được lưu trong thời gian cần cho mục đích đã thông báo và nghĩa vụ pháp luật phù hợp. Chứng từ giao dịch, hồ sơ đang tranh chấp và log an toàn có thể có kỳ lưu khác với tài khoản hoặc tin đã ẩn. iRent phải xác định kỳ lưu theo loại dữ liệu, mốc tính và căn cứ, bao gồm bản sao lưu; không dùng cụm từ “lưu vô thời hạn” thay cho chính sách lưu cụ thể. Khi nhận yêu cầu xóa, iRent xác minh phạm vi và căn cứ, xóa/ẩn danh phần đủ điều kiện và giải thích phần phải giữ, thời hạn và lý do. Đóng tài khoản hoặc tin hết hạn không tự xóa chứng từ hay nghĩa vụ còn tồn tại. Bản sao lưu cần có kỳ hết hạn và biện pháp ngăn khôi phục dữ liệu đã xóa vào hệ thống hoạt động trái mục đích. Biện pháp dự kiến gồm phân quyền theo vai trò/cơ sở, kiểm tra truy cập tệp riêng tư, bảo vệ phiên, kiểm toán hành động quan trọng, quét tệp và sao lưu/khôi phục. Hiệu quả phải được kiểm thử trước phát hành; không có cam kết hệ thống tuyệt đối không thể xảy ra sự cố. Khi phát hiện vi phạm dữ liệu, iRent phải cô lập, đánh giá, ghi nhận, khắc phục và thông báo/báo cáo theo nghĩa vụ và thời hạn áp dụng; không dùng điều khoản để miễn trách nhiệm xử lý sự cố. 7. Quyền và cách gửi yêu cầu Người sử dụng có thể yêu cầu biết/truy cập dữ liệu, chỉnh sửa, cung cấp, xóa, hạn chế xử lý, rút lại sự đồng ý, phản đối và thực hiện quyền khiếu nại, khởi kiện, yêu cầu bồi thường theo điều kiện luật định. Có thể gửi tại trang Chính sách hoặc /tai-khoan/rieng-tu sau đăng nhập; trường hợp không thể đăng nhập, đại diện hợp pháp, cư dân hoặc khách dùng liên kết cần được hỗ trợ qua đầu mối bảo vệ dữ liệu đã công bố. Biểu mẫu hiện tại tiếp nhận yêu cầu và cho theo dõi, không tự tạo bản xuất dữ liệu hoặc xóa dữ liệu tức thời. iRent chỉ yêu cầu chứng cứ xác minh cần thiết, tránh thu thêm dữ liệu quá mức, ghi nhận yêu cầu, trả lời phạm vi xử lý và lý do hạn chế/từ chối theo quy định. Thời hạn được xác định theo từng quyền và quy định áp dụng, không tự thay bằng một thời hạn chung có thể làm giảm quyền. 8. Trẻ em, cập nhật và liên hệ Nếu xử lý dữ liệu trẻ em hoặc người cần đại diện hợp pháp, iRent và chủ cơ sở phải có quy trình xác định chủ thể, đại diện, điều kiện đồng ý và biện pháp bảo vệ phù hợp trước khi thu thập; không mặc định có quyền xử lý từ một tài khoản chủ nhà. Thay đổi quan trọng về mục đích, loại dữ liệu hoặc bên nhận phải được thông báo và lấy lại sự đồng ý khi cần. Bản công khai cần ghi ngày áp dụng, phiên bản và kênh liên hệ còn hoạt động. Người sử dụng có quyền liên hệ cơ quan có thẩm quyền để bảo vệ quyền của mình; quy trình nội bộ không thay thế quyền đó.